Privacybeleid

Van Duivenbode Marketing gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. In dit privacybeleid lees je welke gegevens wij verwerken, waarom, op welke grondslag, hoe lang wij ze bewaren, met wie wij ze delen en welke rechten je hebt op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit beleid geldt voor bezoekers van onze website, voor mensen die contact met ons opnemen en voor (contactpersonen van) onze klanten.

1. Wie is verantwoordelijk?

Van Duivenbode Marketing is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen die in dit beleid staan.

• Adres: Marehoekstraat 29, 4698 BR Oud-Vossemeer
• KvK-nummer: 88517551
• Btw-nummer: NL004617229B06
• E-mail: info@vanduivenbodemarketing.nl
• Telefoon: +31 6 30586440

Voor vragen over privacy of om een van je rechten uit te oefenen, mail je naar info@vanduivenbodemarketing.nl. Wij hebben geen functionaris gegevensbescherming aangesteld, omdat dat voor onze organisatie niet verplicht is.

2. Welke gegevens verwerken wij?

Als je het contactformulier invult, belt of mailt:

• Naam, bedrijfsnaam, e-mailadres en telefoonnummer
• De inhoud van je bericht

Als je het intakeformulier invult:

• Naam, bedrijfsnaam en e-mailadres
• Bedrijfsinformatie die je zelf opgeeft, zoals je website, socialmediakanalen, gebruikte tools, huidige marketingactiviteiten, doelgroep, budget- en omzetindicatie en je grootste uitdagingen
• Technische gegevens bij het verzenden: IP-adres, browsertype (user agent), de pagina waar je vandaan kwam en het tijdstip van verzenden. Deze gebruiken wij om misbruik en spam te herkennen.

Als je klant bent:

• Contact- en factuurgegevens, KvK- en btw-nummer en betaalgegevens (zoals het rekeningnummer waarmee betaald is)
• Communicatie per e-mail, telefoon, chat en via het klantportaal
• Gegevens in het persoonlijke klantportaal: inloggegevens, taken, omschrijvingen van werkzaamheden, reacties, goedkeuringen en de tijdstippen daarvan
• Toegangsgegevens en rechten tot accounts die je met ons deelt (bijvoorbeeld advertentie-, analytics- of websiteaccounts)

Als je onze website bezoekt:

• IP-adres, apparaat- en browsergegevens en je gedrag op de website (bezochte pagina’s, klikken, herkomst), uitsluitend als je daarvoor toestemming hebt gegeven

Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens en vragen je die ook niet met ons te delen. Onze website en diensten zijn niet gericht op personen jonger dan 16 jaar.

3. Doelen en grondslagen

• Reageren op je aanvraag en het voeren van een kennismakings- of groeigesprek. Grondslag: het nemen van precontractuele maatregelen op jouw verzoek en ons gerechtvaardigd belang om vragen te beantwoorden.
• Uitvoeren van de overeenkomst, waaronder het bijhouden van taken en werkzaamheden in het klantportaal en het communiceren over de opdracht. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Vastleggen van afspraken, opdrachten en goedkeuringen, zodat achteraf aantoonbaar is wat is afgesproken en uitgevoerd. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang bij bewijsvoering.
• Factureren, debiteurenbeheer en incasso, waaronder het zo nodig overdragen van een vordering aan een incassobureau, deurwaarder of advocaat. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang bij het innen van openstaande facturen.
• Voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de fiscale bewaarplicht. Grondslag: wettelijke verplichting.
• Beveiligen van de website en tegengaan van spam en misbruik. Grondslag: gerechtvaardigd belang.
• Meten en verbeteren van de website en onze marketing. Grondslag: jouw toestemming, voor zover de wet die vereist.
• Bestaande klanten en relaties informeren over onze dienstverlening. Grondslag: gerechtvaardigd belang. Afmelden kan altijd.

Waar wij ons op een gerechtvaardigd belang beroepen, hebben wij dat belang afgewogen tegen jouw privacybelang. Je kunt tegen zo’n verwerking bezwaar maken (zie artikel 9).

4. Bewaartermijnen

• Aanvragen via het contact- of intakeformulier die niet tot een opdracht leiden: maximaal 24 maanden na het laatste contact
• Klantdossier, communicatie en gegevens in het klantportaal: tot 5 jaar na het einde van de overeenkomst, in verband met de verjaringstermijn van vorderingen
• Facturen en administratie: 7 jaar (fiscale bewaarplicht)
• Gegevens rond een openstaande vordering of geschil: zolang de vordering of het geschil loopt, en daarna volgens bovenstaande termijnen
• Toegangsgegevens tot jouw accounts: tot het einde van de overeenkomst; daarna verwijderen wij ze of trekken wij onze toegang in
• Statistieken van websitebezoek: maximaal 14 maanden

5. Met wie delen wij gegevens?

Wij verkopen je gegevens nooit. Wij delen gegevens alleen met partijen die wij nodig hebben voor onze dienstverlening of wanneer de wet dat vereist:

• Hostingprovider van de website en het klantportaal
• E-mail- en kantoorsoftware (Google Workspace), inclusief Google Sheets waarin intake-aanvragen worden geregistreerd
• Formulieropslag binnen WordPress (Flamingo) en ons CRM-/portaalsysteem
• Google Tag Manager en Google Analytics voor websitestatistieken
• Boekhoudsoftware, boekhouder en bank
• Incassobureau, deurwaarder of advocaat, uitsluitend bij een onbetaalde factuur of geschil
• Overheidsinstanties, als wij daartoe wettelijk verplicht zijn

Met partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst of gelden de verwerkersvoorwaarden van die partij.

6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige leveranciers, waaronder Google, kunnen gegevens verwerken in de Verenigde Staten. Dat gebeurt op basis van het EU-VS Data Privacy Framework of, waar dat niet van toepassing is, op basis van de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

7. Cookies en vergelijkbare technieken

• Functionele cookies zijn nodig om de website en het klantportaal te laten werken (bijvoorbeeld om ingelogd te blijven). Hiervoor is geen toestemming nodig.
• Statistieken (Google Analytics via Google Tag Manager en de meting van Altus, ons eigen platform voor website-optimalisatie) gebruiken wij alleen met jouw toestemming.
• Marketing (het meten van advertenties van onder meer Google en Meta) gebruiken wij alleen met jouw toestemming.
• Jouw keuze bewaren wij 12 maanden in je browser (localStorage, sleutel vdm_consent). Daarna vragen wij het opnieuw. Zolang je geen keuze hebt gemaakt, staat alles behalve noodzakelijk uit.
• Google Fonts: lettertypen op deze website worden geladen vanaf servers van Google. Daarbij wordt je IP-adres aan Google doorgegeven.

Je kunt je keuze op elk moment aanpassen of intrekken via Cookie-instellingen, ook onderaan elke pagina. Intrekken is net zo eenvoudig als toestemming geven. Je kunt cookies daarnaast verwijderen of blokkeren via de instellingen van je browser.

8. Wanneer wij werken in jouw accounts

Voor onze klanten werken wij in systemen waarin persoonsgegevens van hún klanten kunnen staan, zoals advertentieplatformen, analytics, e-mailmarketingsoftware en websites. In die situatie is de klant verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. De afspraken daarover liggen vast in een verwerkersovereenkomst. Wij gebruiken die gegevens uitsluitend voor de opdracht van de klant.

9. Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van je gegevens en het recht om bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Een gegeven toestemming kun je altijd intrekken; dat heeft geen gevolgen voor de verwerking vóór het intrekken.

Stuur je verzoek naar info@vanduivenbodemarketing.nl. Wij reageren binnen één maand. Om zeker te weten dat wij gegevens aan de juiste persoon verstrekken, kunnen wij je vragen je te identificeren. Stuur ons nooit ongevraagd een kopie van je identiteitsbewijs.

Wij kunnen een verwijderverzoek niet (volledig) uitvoeren zolang wij gegevens moeten bewaren op grond van de wet, of nodig hebben voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering, bijvoorbeeld bij een openstaande factuur.

Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan? Laat het ons weten. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Beveiliging en datalekken

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder een versleutelde verbinding (HTTPS), beveiligingsheaders, sterke wachtwoorden en tweestapsverificatie waar mogelijk, beperkte toegang tot gegevens en regelmatige updates. Mocht zich ondanks deze maatregelen een datalek voordoen dat een risico voor jou oplevert, dan melden wij dat volgens de wettelijke regels bij de Autoriteit Persoonsgegevens en, waar nodig, bij jou.

11. Geen geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen besluiten op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking die rechtsgevolgen voor je hebben of je anderszins aanmerkelijk treffen.

12. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe diensten of gewijzigde wetgeving. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met bovenaan de datum van de laatste wijziging. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij klanten per e-mail of via het klantportaal.